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Dicas para o Sucesso: Técnicas para não perder tempo e dinheiro

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É incrível como a desorganização pessoal pode causar tantas perdas e ser
encarada por algumas pessoas de forma tão tolerante.
Frases como "minhas gavetas e mesa estão sempre cheias de papel" ou "quando preciso nunca encontro o que quero", evidenciam que algumas pessoas sabem que são desorganizadas, mas jamais pararam para pensar seriamente nas conseqüências de tal atitude.

A desorganização pessoal pode ser provocada por falta de auto-disciplina,
pelo hábito de "empurrar com a barriga" compromissos ou trabalhos a serem
executados, pelo preconceito de que planejar é perda de tempo ou que o
planejamento é algo que aprisiona as pessoas, pela falta de estabelecimento de prioridades, pela centralização da autoridade, por querer agradar a todo mundo e daí ficar assoberbada de trabalho, por querer fazer muitas coisas ao mesmo tempo e, conseqüentemente, não terminar nenhuma e, até mesmo, por conflitos interiores refletidos no exterior.

Vamos pensar:
Quantas oportunidades de negócio são perdidas porque não encontramos um
documento em tempo hábil?
Quantas multas são pagas porque devido à desorganização não encontramos a
lâmina de pagamento ou esquecemos de agendá-la?
Quantos prazos não foram cumpridos criando problemas de relacionamento interpessoal e, em caso de pessoa jurídica, insatisfação do cliente e formação da imagem negativa da empresa?
Quanta energia gastamos com preocupações, aborrecimentos e ansiedade?
Será que isto tudo não interfere na nossa qualidade de vida e na daqueles que dependem de nós, seja na empresa ou na família?

Como podem notar, o assunto é muito mais complexo do que parece. Portanto,sugerimos que sigam as seguintes dicas:
- Tenha sobre a sua mesa de trabalho somente os papéis ou pastas que
irá utilizar;
- Jogue fora ou encaminhe todos os papéis desnecessários. Arquive em
pastas com etiqueta e em ordem alfabética os documentos de uso frequentes e em pastas envelope os papéis ou documentos de uso não freqüente, escrevendo nas mesmas a relação do seu conteúdo;
- Planeje como irá se organizar. Jamais tente fazer tudo em um só dia,
pois irá deixar para trás as prioridades daquele dia;
- Estabeleça as prioridades da sua vida pessoal e profissional. Para
estabelece-las, utilize os critério da urgência e da importância. Exemplo: Prioridade A1 é a primeira mais urgente e mais importante - PA1. Prioridade A2 é a segunda mais urgente e mais importante - PA2. Prioridade A3 é a terceira mais urgente e mais importante - PA3. Ainda temos as prioridades a e b, que futuramente podem se transformar em um
PA1 ou PA2;
- Faça as atividades de rotina ao final da tarde, contudo, lembre-se
que há atividades que você faz todos os dia mas que são
prioridades;
- Aprenda a dizer não de forma profissional. Responda a quem lhe
solicitar alguma ajuda que está fazendo uma prioridade para a empresa e que poderá cooperar se sobrar algum tempo;
- No trabalho, a prioridade não é o que gostamos de fazer mas o que é
importante e urgente para a organização;
- Adquira o hábito de conversar com as pessoas com quem convive sobre
as prioridades da família;
- Quando planejar, dê sempre uma margem de tempo de 10, de 20 ou de 30%
para os imprevistos. Jamais esqueça que o cliente é PA1, mas que você não
pode prever exatamente o tempo necessário. Por isso, sugiro para quem lida com o cliente dar uma margem de 30% do seu tempo. Exemplo: Se você tem uma carga horária de 480 minutos/dia só planeje 70%. Planejamentos rígidos são tão destrutivos quanto a falta de planejamento;
- Se pode contar com alguém amadurecido e competente, delegue. Isto
vale para o grupo social da família, do trabalho ou outro qualquer. Fique bastante atento à centralização da autoridade, pois ela leva a desorganização pessoal e a administração por crise, provocando perda de tempo, dinheiro e qualidade de vida


*Branca Maria Sampaio é Consultora Empresa pelo CENAFOR/USP e Especialista em Treinamento e Desenvolvimento de RH FGV/RJ.
branca@webcorner.com.br

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