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Telefonite: O telefone é seu amigo ou inimigo íntimo?

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Por mais contraditório que pareça, o telefone, um dos maiores economizadores de tempo, dinheiro e energia, pode se transformar em um dos seus maiores desperdiçadores desde que não seja usado de forma racional. "Um inimigo íntimo invadindo sua privacidade"

Com o advento da telefonia celular, a "telefonite" está se transformando em um mal de proporções epidêmicas, chegando até a ameaçar a vida das pessoas, como no caso daquelas que o usam ao dirigir. Não podemos deixar que o telefone nos domine. Ele deve ser concebido como um grande aliado trabalhando em nosso favor.

É importante lembrar que cada telefonema tem um preço! O do seu tempo, o do tempo do seu interlocutor, do tempo das pessoas/clientes que telefonam e não conseguem falar porque o mesmo está sempre ocupado e o do uso do próprio telefone.

Os pais devem ficar atentos e "cortar o mal pela raiz", pois é na infância que se adquire o hábito do uso adequado do telefone, prevenindo prejuízos financeiros e problemas dos seus filhos como futuros profissionais.

Falar do uso eficaz do telefone pode parecer algo desnecessário ou de pouca relevância. Contudo, podemos perceber a sua importância fazendo as seguintes perguntas:
- Quantos executivos perdem negócios lucrativos pois, devido às interrupções constantes de chamadas telefônicas, deixam de dar e receber informações valiosas?
- Quantos clientes ficam insatisfeitos e deixam de comprar produtos ou serviços?
- Em muitos estabelecimentos, por que se sentiram preteridos em relação ao atendimento telefônico?
- Quantos destes clientes irão fazer divulgação negativa da empresa maculando a sua imagem?
- Quantos colaboradores e, algumas vezes, equipes inteiras ficam desmotivadas porque seu gerente está sempre ocupado falando ao telefone e não os ouve?
- Quantos ruídos podem ocorrer em uma comunicação interrompida pelo telefone, e provocando problemas de relacionamento interpessoal, execução contrária de ordens ou venda de produtos ou serviços que não satisfaçam às necessidades dos clientes?
- Quantas decisões e trabalhos urgentes são procrastinados devido às interrupções telefônicas?

O uso do telefone não é recomendado nas seguintes situações:
1- Para tratar de assuntos delicados ou complexos.
2- Em substituição a cartas comerciais formais ou ofícios.
3- Quando a informação não é urgente ou não exige resposta. Neste caso, devem ser usados memorandos internos ou circulares.
4- Para repreender ou avaliar o desempenho dos colaboradores.

DICAS:
1 - Estabeleça um horário em que não receberá telefonemas.
2 - Desligue o celular quando estiver fazendo algum trabalho que exija concentração ou em uma negociação.
3 - Solicite a sua secretária para fazer a triagem dos telefonemas mas tenha o cuidado de fornecer-lhe uma relação com os nomes das pessoas para as quais estará sempre disponível.
4 - Quando não há secretária para atender os telefonemas, devem ser estabelecidos horários em que cada profissional da empresa ou de um departamento se encarregará do atendimento telefônico.
5 -Seja breve e objetivo em sua comunicação. Tenha sempre em mãos todos os dados que irá necessitar. É preciso respeitar o tempo do seu interlocutor
6 - Use o telefone quando precisar consultar muitas pessoas para tomar uma decisão.
7 - Planeje os telefonemas utilizando os critérios da importância e urgência
8 - Ao atender o telefone, diga o nome da empresa ou do departamento, o seu nome e jamais esqueça dos cumprimentos. Atenção: Agindo assim estará passando imagem positiva da organização e sua.
9 - Utilize o telefone para confirmar reuniões, visitas, entrevistas etc. Assim, estará prevenindo que os cancelamentos e atrasos acarretem perda de tempo.
10 - Com as pessoas prolixas ao telefone, deixe-as falar um pouco e diga: como estávamos falando..., voltando ao assunto...


*Branca Maria Sampaio é Consultora empresarial de administração do tempo e qualidade de vida, ministra palestras, workshops e cursos fechados para empresa e atendimento individualizado. Telefone para contato: (021)220-8631/4930.
 

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